poniedziałek, 20 lutego 2017

Czy praca w open space może być efektywna?

Dlaczego praca w open space nie jest efektywna?
Czy praca w open space może być efektywna?
Czy wiedziałeś, że pierwsze biuro zaaranżowane w formie otwartej przestrzeni powstało w 1904 roku w Nowym Jorku? Wówczas znany architekt zaprojektował budynek o nazwie Larkin Building, w którym mieścił się lokal o gigantycznej powierzchni, tworzący otwartą przestrzeń. 

Stanowiska pracy miały służyć swoją funkcjonalnością pracownikom pełniącym urzędnicze role. Biurka były rozmieszczone w niewielkiej odległości i ułożone w zwartym szyku, co nadawało formalny klimat całej organizacji. Chociaż obecny model biur typu open space w żadnym stopniu już nie przypomina pierwotnego wzorca, to jednak ich popularność przetrwała do dziś. Osoby, które doświadczyły pracy w otwartej przestrzeni biurowej, zapewne mają odmienne zdanie na temat ich funkcjonalnej roli, którą z założenia powinny spełniać. Niektórzy menadżerowie uważają, że taka organizacja biura nie tylko obniża koszty utrzymania firmy, ale przede wszystkim ułatwia komunikację w zespole, integruje i poprawia jakość współpracy. Bohater filmu z lat 90 pt. Office Space” Peter Gibbson w jednej ze scen podkreśla: „Ludzie nie są stworzeni do siedzenia w boksach, gapienia się całymi dniami na ekran komputera i wypełniania bzdurnych formularzy”. 

Spróbujmy jednak przyjrzeć się badaniom, które pokazują zależność pomiędzy pracą w open space, a efektywnością, poziomem satysfakcji, czy też szybkością adaptacji do nowego miejsca pracy.

W jednym z badań sprawdzano, czy sposób organizacji przestrzeni biurowej (biura tradycyjne vs. otwarta przestrzeń biurowa) wpływa na proces adaptacji do pracy wśród nowych pracowników i czy jest on zależny od czynników osobowościowych. Sprawdzano również, która grupa jest bardziej skłonna do aranżowania własnej przestrzeni  (osoby funkcjonujące w open space, czy w biurach tradycyjnych). W badaniu udział wzięło 48 pracowników z Krakowa, Warszawy i Wrocławia (pracujących w dziale handlowym i serwisowym). Okazało się, że ekstrawertycy oraz osoby o wysokim zapotrzebowaniu na stymulację lepiej (szybciej) adaptują się do pracy funkcjonując w biurze typu open space (niż w biurze tradycyjnym) w porównaniu do introwertyków (ceniących spokój, uporządkowanie i ciszę) oraz do osób o niskim zapotrzebowaniu na stymulację. Badania pokazały, że im pracownik ma większą możliwość zadecydowania o wyglądzie własnego miejsca pracy, tym będzie czuł większą satysfakcję i zadowolenie z tego co robi oraz mocniej zidentyfikuję się z firmą. 

Praca w open space obniża efektywność.
Grzegorz Frątczak, autor raportu „Ujarzmij Open Space” powołuje się na wyniki badań przeprowadzone przez Ask.com w 2013 roku, w których wzięło udział 2060 osób. Jeśli na co dzień pracujesz w open space, to zapewne uzyskane zależności nie będą dla Ciebie zaskakujące. Aż 86% osób badanych określiło, że największą efektywność osiąga pracując w samotności, gdyż tylko wtedy są w stanie skupić się na zadaniu. Jednocześnie z opinii respondentów wynika, że zdecydowana większość zatrudnionych wolałaby pracować w biurze dostosowanym do ich potrzeb niż wykonywać pracę zdalnie.

Największym źródłem hałasu w open space są rozmowy współpracowników.
Z analiz wynika, że większość pracowników narzeka w miejscu pracy na głośne rozmowy między współpracownikami oraz dzwoniące telefony i określa je jako największe źródło hałasu. Podobne zależności pokazały badania przeprowadzone przez grupę naukowców z Uniwersytetu w Sydney. Richard de Dear i Jungsoo Kim zapytali grupę 42 tys. pracowników zatrudnionych w różnych organizacjach na świecie o ocenę komfortu pracy wykonywanej w poszczególnych typach biur. Osoby pracujące w otwartej przestrzeni biurowej określiły miejsce swojej pracy jako: hałaśliwe, narażające na stres, dekoncentrujące oraz obniżające efektywność pracy. Rodzaj biur miał również bezpośredni wpływ na poziom odczuwanej satysfakcji z pracy. Osoby pracujące w open space i narażone na hałas były mniej zadowolone ze swojej pracy.

Hałas w open space obniża motywację.
Zespół z Cornell University sprawdzał, jak codzienna praca w hałasie wpływa na motywację do podejmowania działań. W tym celu grupę badaną podzielono na dwa zespoły. Połowa osób miała pracować w warunkach zupełnej ciszy, a pozostała część wykonywać zadania w hałasie (którymi były rozmowy telefoniczne, ze współpracownikami oraz dzwoniące telefony). Do zrealizowania były dwa zadania: część obowiązków zgodnych ze stanowiskiem oraz ułożenie puzzli, które de facto nie miały właściwego rozwiązania. Jak się okazało, tylko badani pracujący w ciszy wykazali się większą wytrwałością i determinacją w rozwiązywaniu zadań. Pomimo wielu niepowodzeń, osoby te nadal cierpliwie kontynuowały rozpoczętą aktywność (podjęły o 66% więcej prób). Z kolei grupa pracująca w hałasie szybciej się poddawała oraz łatwiej uległa zniechęceniu.

Open space, a koncentracja.
Węgierski psycholog Csíkszentmihályi jest autorem koncepcji przepływu (flow), określającej stan umysły, w którym człowiek wykonujący określone czynności i zadania jest w pełni skupiony i zaangażowany w ich realizację. Jak określa sam autor:  "stan, kiedy człowiek jest tak pogrążony w swoim zajęciu, że nic innego nie ma znaczenia. Doświadczenie to jest tak satysfakcjonujące, że ludzie powtarzają je, nawet wielkim kosztem, wyłącznie dla tej czystej satysfakcji" (Csíkszentmihályi, 2005, s. 20). Wtedy poczucie czasu zanika. Pracując w open space- miejscu, w którym człowiek jest narażony na różnorodne bodźce, osiągnięcie stanu pełnego skupienia jest trudne. Grzegorz Frątczak przytacza w raporcie badania prowadzone Na Uniwersytecie Kalifornijskim. Naukowcy sprawdzali, ile czasu potrzebuje pracownik, któremu przerwano wykonywanie zadania, aby powrócić do stanu głębokiego skupienia. Jak się okazało, aby ponownie skoncentrować się na wykonywanej czynności potrzebujemy od 20 do 25 minut. Konsekwencją takich sytuacji w pracy, jest po prostu wydłużenie czasu realizacji określonych obowiązków oraz spadek efektywności (jeśli takie sytuacje będą często się powtarzać).

Jakość powietrza w biurach, a samopoczucie.
Specjaliści szacują, że człowiek średnio spędza 87% czasu w zamkniętym pomieszczeniu. Zdaniem lekarzy wciąż rośnie liczba osób na świecie, które uskarżają się na pogorszenie stanu zdrowia w wyniku zanieczyszczenia powietrza wewnątrz budynków (mieszkalnych i biurowych). Zdaniem ekspertów z Politechniki Lubelskiej (z Zakładu Inżynierii Środowiska Wewnętrznego) badania realizowane w wielu krajach wskazują, że kumulacja zanieczyszczeń w środowisku wewnętrznym jest w wielu sytuacjach znacznie wyższa, niż w środowisku zewnętrznym. Źródłem problemu według naukowców z Lublina są między innymi bioareozole, czyli cząsteczki składające się z wirusów, pierwotniaków, komórek bakteryjnych, fragmentów grzybni i zarodników (stanowiących do 34% zanieczyszczeń w budynkach). Lekarze wyodrębnili zespół dolegliwości zwany chorobami związanymi z budynkiem (BRI), który obejmuje takie choroby jak: zatrucie tlenkiem węgla, astma, choroba legionistów (wywołanych bakterią Legionella). Mniej poważnymi dolegliwościami pod względem konsekwencji medycznych, jednakże nadal uciążliwymi jest tzw. zespół chorego budynku (SBS), który dotyczy niespecyficznych symptomów, takich jak: bóle głowy, nienaturalne zmęczenie, przygnębienie, zawroty głowy, podrażnienie błon śluzowych (podrażnione oczy, nos, gardło), dolegliwości skórne (przesuszona i zaczerwieniona skóra, złuszczanie naskórka na twarzy i dłoniach). Autor wspomnianego już raportu: "Ujarzmij Open Space" powołuje się na badania  „Health,  Wellbeing & Productivity  in  Offices"  Światowej Rady Budownictwa  Ekologicznego, które pokazują, że zła jakość powietrza oraz wysokie stężenie dwutlenku węgla wywołują spadek efektywności pracowników o 10%.   

Podsumowanie:
- Ekstrawertycy oraz osoby o wysokim zapotrzebowaniu na stymulację szybciej adaptują się do pracy w otwartej przestrzeni biurowej.
86% osób badanych deklaruje, że największą efektywność w pracy osiąga realizując obowiązki w samotności.
- Z badań wynika, że największym źródłem hałasu pracując w open space są rozmowy współpracowników.
- Osoby pracujące w open space swoje miejsce pracy określa jakohałaśliwe, narażające na stres, obniżające efektywność oraz utrudniające pracę w skupieniu.
Osoby pracujące w open space są mniej usatysfakcjonowane ze swojej pracy w porównaniu do osób pracujących w biurach tradycyjnych.
- Praca w open space zwiększa prawdopodobieństwo choroby. Osoby pracujące w otwartej przestrzeni biurowej częściej są nieobecne w pracy w wyniku zwolnień lekarskich.
- Zła jakość powietrza w pomieszczeniach biurowych powoduje obniżenie efektywności pracowników o 10%.
Co może poprawić efektywność pracy w nowoczesnych biurach open space?
Autor raportu Ujarzmić Open Space” powołuje się na wyniki licznych badań prowadzonych w wielu organizacjach i podaje kilka skutecznych rozwiązań.
Oto one:
- Dostęp do światła dziennego lub zapewnienie pracownikom oświetlenia zbliżonego do naturalnego.
- Posiadanie roślin doniczkowych w biurze, które oczyszczają powietrze i zwiększają jego jakość.
Wydzielenie mniejszych salek do pracy koncepcyjnej, pracy zespołowej oraz nieformalnych spotkań.
- Umożliwienie pracownikom aranżacji własnej przestrzeni biurowej.
Zapewnienie dobrej akustyki, wyciszenie sali z zastosowaniem dźwiękochłonnych materiałów takich jak: sufit, panele ścienne, ekran ścienny oraz panele żaluzjowe.
- Stworzenie odosobnionej przestrzeni (z zastosowaniem dźwiękochłonnych ścian i sufitów), umożliwiającej prowadzenie efektywnych rozmów telefonicznych.



Bibliografia:

- Csíkszentmihályi, M. (2005). Przepływ. Psychologia optymalnego doświadczenia. Wydawnictwo: Moderator.- Frątczak, G. (2015). Ujarzmij Open Space.
- Pośniak, M., Makhniashvili, I, Kozieł, E., Jankowska, E. (2004). Zanieczyszczenie chemiczne w pomieszczeniach pracy biurowej- ocena narażenia, Bezpieczeństwo pracy nr 6, str. 21- 25.
- Gąska- Jędruch, U., Dudzińska, M. (2003). Zanieczyszczenia mikrobiologiczne w powietrzu wewnętrznym, Microbiological Pollution in  indoor air. 
- Urbanowicz, B. (2011). Wpływ teorii organizacji pracy na przestrzeń biurową, ARCHITECTURAE et ARTIBUS, nr 4 str. 52-64.
- Pastuszka, J., S. (1999). Higiena pracy w pomieszczeniach nieprzemysłowych. w: Higiena pracy, Łódź: IMP.- Zientek, I. (2008). Projektowanie przestrzeni biurowej w aspekcie adaptacji zawodowej. - Zeszyty naukowe nr 1, str. 68-78.









Brak komentarzy:

Prześlij komentarz